Schwerin – Mehr als 1300 Veranstaltungen registriert Schwerins Veranstaltungsmanager Heiko Stolp jedes Jahr in der städtischen Geschäftsstelle für Veranstaltungsmanagement. Etwa jede fünfte davon muss umfangreich von der Geschäftsstelle im Ordnungsamt bearbeitet werden, etwa weil verschiedene Behörden Genehmigungen und Auflagen erteilen, weil Sicherheitskonzepte erarbeitet und vorgelegt werden müssen oder weil die Veranstaltungen so groß sind, dass sie – wie z.B. die NDR-Sommertour oder das Place2Be-Festival – vom Ordnungsamt vor Ort begleitet werden müssen.
„Schon die große Zahl der Veranstaltungen macht deutlich, dass wir gerade in den Sommermonaten eine Vielzahl von Veranstaltungen parallel betreuen und koordinieren müssen. Dabei verstehen wir uns aber nicht nur als Lotsen durch die Verwaltung, sondern versuchen ganz gezielt hochwertige und attraktive Veranstaltungsprofile in Schwerin zu etablieren oder wenig genutzte Veranstaltungsflächen wie unseren Stadthafen zu beleben“, sagt Heiko Stolp. Doch können gerade bei wiederkehrenden Veranstaltungen viele Genehmigungsprozesse standardisiert und über Online-Verfahren optimiert werden.
Interaktives Online-Formular für alle Veranstaltungsformate
Mit der 2014 eingeführten Veranstaltungsanmeldung über das Bürgerkonto ist das auch für die Organisatoren mit vielen Vorteilen verbunden: Das neue Antragsformular ist interaktiv und selbsterklärend. Es fasst alle bisherigen Einzelanträge zu einem Online-Antrag für alle Fachbereiche zusammen, inklusive Flächenverwalter und Information an die Polizei.
Das Formular öffnet je nach Größe, Art und Umfang einer Veranstaltung fachübergreifend die benötigten Detailfelder. Bereits auf der Startseite des Formulars kann man z.B. auswählen, ob eine Veranstaltung, eine Demonstration oder nur ein Informationsstand beantragt werden soll.
Grundsätzlich basiert der Online-Antrag für Veranstaltungen auf den bekannten gesetzlich vorgeschriebenen Antragsformularen. Zudem besteht die Möglichkeit, aus dem Online-Antrag heraus benötigte Formulare – wie zum Beispiel ein Muster-Sicherheitskonzept – als Vorlagen herunterzuladen oder auch Dokumente wie Lagepläne und Veranstaltungs-Flyer hochzuladen.
Veröffentlichung im TMV-Veranstaltungskalender möglich
Der Online-Antrag wird direkt nach dem Vorgang „Senden“ in die Geschäftsstelle Veranstaltungsmanagement geschickt. Von hier aus werden alle Anträge zentral bearbeitet. Von hier aus erhält der Anmelder abschließend eine zentrale Veranstaltungsgenehmigung. Eine Kontaktaufnahme zu den einzelnen Fachämtern ist nicht mehr notwendig.
Auch die entsprechenden Flächenverwalter bekommen diesen Online-Antrag zur Kenntnis. Eine separate Antragstellung ist nicht mehr notwendig.
Darüber hinaus erhalten die Polizei, die Berufsfeuerwehr und der Kommunale Ordnungsdienst alle Informationen.
Mit dem Online-Formular haben Veranstalter auch die Möglichkeit, ihre Öffentlichkeitsarbeit zu verstärken, indem die Veröffentlichung der Veranstaltung inklusive Foto auf dem Online-Portal des Tourismusverbandes Mecklenburg-Vorpommern (TMV-Veranstaltungskalender) freigegeben wird. Dadurch ist die Veranstaltung dann ab April automatisch im Veranstaltungskalender der Stadt Schwerin u.a. auf www.schwerin.de oder zu finden. Das Online-Formular lässt sich zudem als Vorlage für Folgeanträge abspeichern und bei Bedarf im neuen Online-Antrag unter „Vorlage laden“ wiederbenutzen.