Verwaltung setzt auf Servicezeiten mit Terminvergabe

Schwerin – Lernen aus der Krise: Die Stadtverwaltung Schwerin lässt ihre Erfahrungen aus dem Bürgerservice unter Pandemiebedingen jetzt in die Neustrukturierung ihres Regelbetriebs einfließen. Insbesondere die Arbeit mit vorheriger Terminvereinbarung hat sich in den letzten anderthalb Jahren bewährt. Aufgrund der besseren Planbarkeit konnten damit die Wartezeiten für die Bürgerinnen und Bürger im Stadthaus weitgehend abgeschafft werden.

„Wir haben die Erfahrungen des Pandemiebetriebs ausgewertet und wollen Arbeitsweisen, die sich bewährt haben, auch im Normalbetrieb nicht wieder aufgeben“, sagt der Leiter des Hauptverwaltungsamtes Hartmut Wollenteit.

Die regulären Servicezeiten der Verwaltung bleiben unverändert: Montag 8 bis 16 Uhr / Dienstag und Donnerstag 8 bis 18 Uhr sowie im BürgerBüro am 3. Sonnabend im Monat vom 9 bis 12 Uhr. Die Terminvergabe im Stadthaus ist derzeit online über das Terminvergabesystem unter www.schwerin.de oder telefonisch möglich. Sind im gewünschten Zeitraum keine Online-Termine verfügbar, empfiehlt es sich die Terminvergabe-Hotlines zu nutzen.  Der Bürgerservice kann auch weiterhin per Mail kontaktiert werden unter buergerbuero@schwerin.de.

Die Vorteile der Terminvergabe liegen auch für Ramona Klein, die Leiterin des Bürger-Büros, auf der Hand: „Bürgerinnen und Bürger mit Termin dürfen davon ausgehen, dass ihre Angelegenheiten bei uns ohne vorherige Wartezeiten bearbeitet werden. Im Zuge der Terminvereinbarung werden sie vorab darüber unterrichtet, welche Angaben und Unterlagen von der Verwaltung benötigt werden, um einen weiteren Termin möglichst zu vermeiden. Und auch für meine Mitarbeiterinnen wird der Arbeitsanfall besser planbar. So lassen sich moderne Arbeitsformen – wie etwa die Arbeit im Homeoffice – ebenfalls in die Arbeitsabläufe einbeziehen.“

Dennoch gibt es auch weiterhin Menschen, die lieber spontan und kurzentschlossen ihre Angelegenheiten im Stadthaus erledigen möchten und dafür auch längere Wartezeiten in Kauf nehmen. Für sie wird das Stadthaus ab 4. Oktober 2021 jeweils montags Sprechzeiten ohne Termin anbieten. So können von 8 bis 16 Uhr die Dienstleistungen des Fachdienstes Bürgerservice – Bürgerbüro, Dokumentenservice, Ausländerbehörde und Standesamt –  auch ohne vorherige Terminvereinbarung in Anspruch genommen werden.  In der Ausländerbehörde können montags von 8 bis 12 Uhr ausländerrechtliche An, Ab- und Ummeldungen und von 12 bis 16 Uhr Aufenthaltsgestattungen geregelt werden.

An diesem Tag müssen Bürger allerdings mit längeren Wartezeiten rechnen. Aufgrund der geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen ist der Zugang zu den Wartebereichen beschränkt, sodass zusätzliche Wartezeiten im Eingangsbereich des Stadthauses entstehen können. Auch eine Registrierung der Besucher ist notwendig – entweder durch die LUCA App mittels QR Codes direkt in den Wartebereichen oder an den Bedienarbeitsplätzen per Handzettel.

Die Stadtverwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass bereits für montags fest vereinbarte Termine weiterhin wahrgenommen werden können. Auch die zusätzlichen Samstagstermine des Bürger Büros jeden 3. Samstag im Monat können ab dem 16.10.2021 ohne vorherige Terminbuchung in Anspruch genommen werden. Für dringende unaufschiebbare Termine wird das Bürger-Büro freitags von 9.00 bis 12.00 Uhr zusätzliche – ausschließlich telefonisch buchbare Termine – zur Verfügung stellen. Der Fachdienst Bürgerservice wird die Inanspruchnahme dieses Serviceangebot 4 Wochen testen, um zu überprüfen, welche Servicezeiten in welcher Form von der Verwaltung künftig angeboten werden sollten.

Termine in der gesamten Verwaltung sind aktuell noch überwiegend telefonisch zu vereinbaren. Derzeit ersetzt die Stadtverwaltung ihr derzeitiges Terminvergabesystem. Mit Hilfe des neuen Systems soll es ab Ende des Jahres möglich sein, Online-Termine für weitere Fachbereiche neben dem Bürgerservice zu buchen.

Die Fachbereiche der Verwaltung sind auch weiterhin über ihre Funktionspostfächer erreichbar. Für telefonische Terminvereinbarungen nutzen Sie bitte folgende Hotlines:

Kontaktdaten für Terminvereinbarung Montag, Dienstag, Donnerstag 8 – 16 Uhr, Mittwoch und Freitag 8 – 12 Uhr